KI-Telefonassistent für ästhetische Medizin: 108 Beratungstermine
Ein KI-Sprachagent rief für ein Netzwerk für ästhetische Medizin warme Kontakte an und buchte in sechs Wochen 108 Beratungstermine bei den Ärzten.
## KI-Telefonassistent für ästhetische Medizin: die kurze Antwort Ein KI-Telefonassistent für ästhetische Medizin ruft warme Kontakte an: Menschen, die Informationen angefragt, das Zentrum bereits kennengelernt oder Interesse gezeigt, aber keinen Termin gebucht haben. Er stellt sich als KI vor, klärt das Interesse und vereinbart direkt im Gespräch einen Beratungstermin beim Arzt. Ihr Team bleibt währenddessen bei den Patientinnen und Patienten. - In einer Kampagne eines Netzwerks für ästhetische Medizin in Italien hat der DeepAgent-Sprachagent vom 1. August bis 11. September 4.872 Anrufe geführt. - Daraus entstanden 1.409 Gespräche (28,9 %) und 108 Beratungstermine bei den Ärzten (7,7 % der Gespräche, etwa 1 Termin pro 13 Gespräche). - Der Agent hat 26 Stunden Gesprächszeit (1.556 Minuten) übernommen, die sonst beim Personal gelegen hätten. - Preise, medizinische Ratschläge und Ergebnisversprechen lassen sich im Skript ausschließen. Der Agent schlägt die Beratung beim Arzt vor. ## Warum warme Kontaktlisten in Ästhetikzentren liegen bleiben Viele Praxen für ästhetische Medizin haben solche Listen: Kontakte aus Anfrageformularen, früheren Erstberatungen oder Kampagnen. Diese Menschen kennen das Zentrum bereits. Angerufen werden sie trotzdem selten. Das Team am Empfang kümmert sich um die Patientinnen und Patienten vor Ort, um Anmeldung, Rückfragen und Terminverschiebungen. Outbound-Anrufe rutschen auf das Ende des Tages, und dann bleibt meist wenig Zeit. Dazu kommt die Erreichbarkeit. In der hier beschriebenen Kampagne erreichten rund 7 von 10 Anrufversuchen niemanden, und 2 von 3 Gesprächen endeten in weniger als 30 Sekunden. So bleiben genau die Kontakte liegen, die das Zentrum schon kennen. Wie Sie ältere Kontakte gezielt zurückholen, beschreibt unser Beitrag zum Reaktivieren inaktiver Leads mit Voice AI. ## So läuft ein Anruf ab, Schritt für Schritt Das Zentrum legt Skript und Regeln fest, der Agent führt sie aus. Ein typischer Ablauf sieht so aus: 1. Liste an den Agenten: Die Kontakte kommen per API oder aus Ihrem CRM zu DeepAgent, mit Name, Telefonnummer und Anlass der früheren Anfrage. 2. KI-Hinweis: Der Agent sagt zu Beginn, dass eine KI im Auftrag des Zentrums anruft. Das entspricht der Transparenzpflicht aus Art. 50 EU AI Act. 3. Anlass des Anrufs: Er nennt den Grund, also die frühere Anfrage oder das gezeigte Interesse. 4. Eine Frage nach der anderen: Der Agent fragt kurz nach, ob das Thema noch aktuell ist, und wartet die Antwort ab. 5. Einwände: Bei „keine Zeit“ bietet er einen späteren Rückruf an. Bei der Frage nach dem Preis verweist er auf die Beratung beim Arzt. Preise, Rabatte oder Ergebnisse nennt er nie. 6. Termin beim Arzt: Der Agent prüft freie Zeiten im Kalender und schlägt konkrete Termine vor. 7. Bestätigung: Er wiederholt Tag, Uhrzeit und Standort und lässt sich den Termin vom Kontakt bestätigen. 8. Ergebnis protokolliert: Jeder Versuch wird erfasst, vom gebuchten Termin bis zur Mailbox. 9. Opt-out: Wer keine weiteren Anrufe möchte, sagt das im Gespräch. Sie legen fest, dass der Kontakt danach gesperrt wird. So kann ein Gespräch klingen (fiktives Zentrum, frei erfundene Personen): > Agent: Guten Tag, Frau Berger. Hier spricht der KI-Assistent von Ästhetik am Lindenplatz. Ich rufe an, weil Sie sich bei uns über eine Beratung informiert haben. Haben Sie kurz einen Moment? > > Kontakt: Kurz, ja. Was kostet das denn? > > Agent: Das bespricht die Ärztin mit Ihnen persönlich in der Beratung, weil es von Ihrer Situation abhängt. Möchten Sie dafür einen Termin? > > Kontakt: Eigentlich schon, aber unter der Woche wird es schwierig. > > Agent: Ich schaue nach Terminen am späten Nachmittag. Passt Ihnen eher der Anfang oder das Ende der Woche? > > Kontakt: Lieber Freitag. > > Agent: Dann trage ich Sie am Freitagnachmittag bei der Ärztin ein. Passt das so für Sie? > > Kontakt: Ja, passt. > > Agent: Danke, Frau Berger. Der Termin ist eingetragen. Einen schönen Tag noch. Wie der Agent vor und nach dem Termin weiterarbeitet, zeigt unser Beitrag zum KI-Sprachagenten entlang des Patientenpfads in Kliniken. Für Zahnarztpraxen gibt es einen eigenen Beitrag zur Leadqualifizierung mit einem KI-Sprachagenten. ## Der Fall: ein Netzwerk für ästhetische Medizin in Italien Der Kunde ist ein Netzwerk von Zentren für ästhetische Medizin in Italien, das anonym bleiben möchte. Ziel der Kampagne war, Beratungstermine zu vereinbaren und den Terminkalender der Ärzte zu füllen, ohne das Team am Empfang zusätzlich zu belasten. Angerufen wurden ausschließlich warme Kontakte. Die Testanrufe aus dem Juli zur Einrichtung sind in den Zahlen nicht enthalten. | Kennzahl | Wert | |---|---| | Zeitraum | 1. August bis 11. September (sechs Wochen) | | Anrufe | 4.872 | | Gespräche | 1.409 (28,9 %) | | Beratungstermine bei den Ärzten | 108 (7,7 % der Gespräche) | | Gesprächszeit des Agenten | 26 Stunden (1.556 Minuten) | | Versuche ohne Gespräch | 3.463 (71,1 %) | Der DeepAgent-Sprachagent hat in dieser Kampagne etwa 1 Beratungstermin pro 13 Gespräche gebucht. Alle 108 Termine wurden während des Anrufs vereinbart. Die Gesprächsdauer verteilte sich in dieser Kampagne so: 2 von 3 Gesprächen enden in weniger als 30 Sekunden. 1 von 4 dauert 30 Sekunden bis 2 Minuten, 1 von 20 länger als 2 Minuten. Alle Details lesen Sie in der Fallstudie: über 100 Termine aus warmen Leads für Zentren der ästhetischen Medizin. ## Die meisten Versuche erreichen niemanden In dieser Kampagne haben rund 7 von 10 Anrufversuchen keine Person erreicht. Dieser Wert gilt für diese eine Kampagne. Für Outbound-Anrufe in der Ästhetik-Praxis allgemein lässt er sich so nicht übertragen. | Ergebnis des Versuchs | Anzahl | Anteil an allen 4.872 Anrufen | |---|---|---| | Mailbox | 1.305 | 26,8 % | | Keine Antwort | 795 | 16,3 % | | Besetzt | 712 | 14,6 % | | Nicht erreichbar | 591 | 12,1 % | | Versuche ohne Gespräch insgesamt | 3.463 | 71,1 % | Wer mehr Kontakte ans Telefon bekommt, führt mehr Gespräche. Deshalb setzt der Kunde als Nächstes genau hier an: - Zeitfenster testen: zu welchen Tageszeiten die Kontakte eher abheben. - Anzahl der Versuche pro Kontakt testen. - Regeln für Rückrufe festlegen, etwa nach besetzt oder nach Mailbox. - Die ersten 30 Sekunden neu schreiben, auf Basis der Gespräche, die zu einem Termin geführt haben. Geplant ist außerdem eine WhatsApp-Nachricht vor dem Anruf oder nach einem verpassten Anruf. Diese Nachricht ist konzipiert, in der Kampagne aber noch nicht aktiv. Die Ergebnisse oben stammen allein aus Telefonanrufen. Wo automatisierte Anrufe an Grenzen stoßen, lesen Sie im Beitrag über Grenzen und Chancen der Anrufautomatisierung im Vertrieb. ## Einrichtung und Datenschutz Die Einrichtung beginnt beim Kalender. DeepAgent liest die freien Zeiten der Ärzte über eine API oder über Ihr CRM und trägt gebuchte Termine dort ein. Klären Sie früh, über welche Rufnummer und welchen VoIP/SIP-Anschluss der Agent anruft. Skript und Einwandbehandlung legt das Zentrum selbst fest. Sie bestimmen, wie sich der Agent vorstellt, welche Fragen er stellt und wie er auf Zeitmangel oder Preisfragen reagiert. Medizinische Inhalte, Preise und Ergebnisversprechen gehören nicht ins Skript. **Einwilligung ist Ihre Aufgabe.** Ob, auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchen Uhrzeiten Sie einen Kontakt für Werbeanrufe anrufen dürfen, prüfen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung. Das gilt ebenso für die Regeln zur Bewerbung medizinischer Leistungen: Stimmen Sie Skript und Ansprache mit Ihrer Rechtsberatung ab. Die DSGVO-Grundlagen für Sprachagenten finden Sie in unserem Beitrag über DSGVO-konforme KI-Sprachagenten. Einen Überblick über Einsätze im Gesundheitsbereich gibt die Seite DeepAgent für medizinische Kliniken. ## Kosten von DeepAgent DeepAgent bietet fünf Pläne an: | Plan | Preis | |---|---| | Starter | 99 € pro Monat | | Pro | 299 € pro Monat | | Growth | 500 € pro Monat | | Scale | 799 € pro Monat | | Enterprise | individuelles Angebot | Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Bei jährlicher Abrechnung sparen Sie 17 %. Die aktuellen Details finden Sie auf der Preisseite von DeepAgent. ## Häufige Fragen ### Kann eine KI Beratungstermine in der ästhetischen Medizin vereinbaren? Ja. Der KI-Telefonassistent ruft warme Kontakte an, prüft die freien Zeiten im Kalender der Ärzte und bucht den Beratungstermin direkt im Gespräch. In der Kampagne eines Netzwerks für ästhetische Medizin in Italien entstanden so 108 Termine aus 1.409 Gesprächen. ### Nennt der KI-Assistent Preise oder gibt er medizinische Ratschläge? Nein. Der Agent nennt keine Preise, keine Rabatte und keine Behandlungsergebnisse und gibt keine medizinischen Ratschläge. Fragen zu Behandlung und Kosten verweist er an die Beratung beim Arzt, die er für den Kontakt bucht. ### Wie viele Anrufe braucht es, um einen Kontakt zu erreichen? Das hängt von Ihrer Liste ab. In der beschriebenen Kampagne führten 1.409 von 4.872 Anrufen zu einem Gespräch (28,9 %), 3.463 Versuche (71,1 %) erreichten niemanden. Wie viele Versuche pro Kontakt sinnvoll sind, testet der Kunde als nächsten Schritt. ### Funktioniert der KI-Telefonassistent mit meiner Terminsoftware? DeepAgent liest die Verfügbarkeiten über eine API oder über Ihr CRM und trägt gebuchte Termine dort ein. Welche Anbindung für Ihre Terminsoftware passt, klären Sie bei der Einrichtung. ### Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform? Er kann DSGVO-konform betrieben werden, wenn Rechtsgrundlage, Einwilligungen für Werbeanrufe, Datenverarbeitung und Opt-out sauber geregelt sind. Der Agent gibt sich zu Beginn als KI zu erkennen, wie es Art. 50 EU AI Act verlangt. Prüfen Sie die Details mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. ## Ihr nächster Schritt Nehmen Sie eine warme Kontaktliste, die seit Monaten niemand angerufen hat, und legen Sie fest, welche Beratung der Agent dafür anbieten soll. Damit können Sie einen ersten Test starten. ## Weiterlesen Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, helfen Ihnen diese Beiträge aus dem DeepAgent-Blog weiter: - Automatische Terminerinnerung: No-Shows mit KI senken - KI-Agent reaktiviert Bestandskunden: Fallstudie Finanzbranche - KI-Sprachagent Photovoltaik: 138 Vor-Ort-Termine bei UltraSolar Mit dem Vertrieb sprechen → · Eigenen Agenten erstellen →