KI-Telefonassistent für Immobilienmakler: Cusani 10
843 bearbeitete Anrufe durch den KI-Telefonassistenten für Cusani 10 Luxury Real Estate in Mailand.
In einem Immobilienbüro klingelt das Telefon oft dann, wenn Makler bei Besichtigungen, Verhandlungen oder Notarterminen sind. Kaufinteressenten erwarten eine Rückmeldung zu Verfügbarkeit, Preis oder Besichtigungsterminen. Cusani 10 Luxury Real Estate, eine Agentur für Wohnimmobilien im Zentrum von Mailand, hat den telefonischen Erstkontakt an Sara übergeben. Sara ist ein KI-Telefonassistent für Immobilienunternehmen auf Basis von DeepAgent. Innerhalb von sechs Monaten wurden 843 Anrufe entgegengenommen, 265 Rückrufe für Makler organisiert und knapp 23 Stunden Telefonzeit für das Team eingespart. ## Der Kunde: Cusani 10 Luxury Real Estate in Mailand ### Profil Cusani 10 Luxury Real Estate hat seinen Sitz in der Via Cusani nahe dem Castello Sforzesco in Mailand und vermittelt Wohnimmobilien. Der Gründer ist seit 2004 in der Immobilienvermittlung tätig. Neben dem Verkauf übernimmt die Agentur auch Immobilienbewertungen und Immobilienmarketing. ### Die Ausgangslage Jedes veröffentlichte Inserat erzeugt telefonische Anfragen. Interessenten erkundigen sich nach freien Objekten, Preisen, Stockwerken oder Besichtigungsterminen. Viele Anrufe erreichen das Büro während Außenterminen. Bei verpassten Anrufen besteht das Risiko, dass Interessenten abwandern. ## Die Aufgabe: Auskunft zu jedem Objekt Das Ziel lag darin, Erreichbarkeit sicherzustellen: Anrufe ohne Wartezeit annehmen, das Anliegen klären und dem Team eine strukturierte Anfrage übergeben. Drei Anforderungen standen im Fokus: - **Auskünfte zum passenden Objekt.** Wenn Interessenten eine Adresse oder Referenznummer nennen, liefert das System Details zum Objekt statt allgemeiner Aussagen. - **Vollständige Kontaktaufnahme.** Wünscht der Anrufer ein Gespräch mit einem Makler, werden Name, Kontaktdaten und Erreichbarkeit direkt erfasst. - **Entlastung des Maklerteams.** Standardfragen werden direkt am Telefon geklärt, sodass laufende Termine ungestört bleiben. ## Funktionsweise des KI-Telefonassistenten Sara arbeitet als sprachbasierter Inbound-Agent. Sie nimmt Anrufe auf der Hauptnummer entgegen und greift auf die Objektdatenbank zu. **1. Begrüßung und Einordnung.** Sara erkennt, ob es um ein bestimmtes Objekt, einen Verkauf, eine Vermietung, einen Termin, einen Makler oder allgemeine Büroinformationen geht. **2. Objektabgleich.** Bei konkreten Anfragen sucht das System nach der Adresse oder Objektnummer in der Datenbank und greift auf die hinterlegten Daten zu. **3. Beantwortung.** Ausstattungsmerkmale, Kauf- oder Mietpreis, Etage, Aufzug, Verfügbarkeit sowie Bürozeiten werden direkt im Gespräch beantwortet. **4. Weiterleitung an das Team.** Für Besichtigungswünsche oder Beratungen erfasst Sara Name, Telefonnummer und bevorzugte Rückrufzeiten. Notizen und Terminabsagen gehen strukturiert an das zuständige Büro. Als KI-Telefonzentrale für Immobilienmakler liefert das System Antworten für Anrufer und übergibt Maklern vorqualifizierte Kontakte. ## Die Ergebnisse: 843 bearbeitete Anrufe | Kennzahl | Ergebnis | |---|---| | Bearbeitete Anrufe | 843 | | Erfolgreich beendete Anrufe | **843 · 100 %** | | Transkribierte Anrufe | 838 · 99,4 % | | Gesamte Gesprächszeit | **knapp 23 Stunden** (22 Std. 58 Min.) | | Durchschnittliche Gesprächsdauer | 1 Minute und 38 Sekunden | | Anrufe mit organisiertem Rückruf | **265 · 31,4 %** | | Anrufe zu Besichtigungen und Terminen | 130 · 15,4 % | Seit Juni läuft der Dienst im Regelbetrieb: 760 Anrufe in vier Monaten, was 90 % des Gesamtvolumens und rund 190 Anrufen pro Monat entspricht. ## Anrufgründe und Nutzerverhalten In zwei von drei Fällen (558 Anrufe bzw. 66,2 %) ging es um ein konkretes Objekt oder einen bestimmten Immobilientyp. Bei 41,2 % der Gespräche wurden allgemeine Informationen wie Adresse oder Öffnungszeiten erfragt. Das Telefon erfüllt zwei Aufgaben: Kundenservice für das Portfolio und Lead-Management. 265 Gespräche führten zu einem organisierten Rückruf durch einen Makler, 130 Anrufe betrafen Besichtigungen. Ein Fall aus der Praxis: Eine Anruferin erkundigt sich nach einer Zweizimmerwohnung. Innerhalb einer Minute prüft Sara das Exposé, nennt Etage, Badezimmer, Preis und den fehlenden Aufzug. Anschließend erfasst sie Kontaktdaten und Terminvorschläge für eine Besichtigung. 411 Anrufe (48,8 %) schlossen ihr Anliegen direkt im Erstgespräch ab: Die Information wurde übermittelt oder die Kontaktdaten für den Rückruf wurden erfasst. Die verbleibenden Anrufe betrafen kurze Einzelfragen zu Öffnungszeiten, brachen vorzeitig ab oder die Anrufer hinterlegten keine Kontaktdaten. ## Erkenntnisse und Optimierungspotenziale Für die Weiterentwicklung wurden folgende Schwerpunkte definiert: - **Differenzierte KPI-Erfassung.** Separate Erfassung nach Kategorien wie Auskunft erteilt, Besichtigung gewünscht, Rückruf vereinbart oder Anruf abgebrochen. - **Kompaktere Antworten nach der Datenbanksuche.** Wenn das System ein Inserat findet, sollte die erste Rückmeldung präzise formuliert sein, um Nachfragen wie "Hallo?" zu vermeiden. - **Präzise Preisangaben.** Jahresmieten aus dem System sollten direkt mit dem monatlichen Mietpreis genannt werden. - **Tracking nach dem Rückruf.** Der wirtschaftliche Verlauf wird künftig durch die Verbindung vom Anruf über die Besichtigung bis zum Notarvertrag erfasst. ## Schnelle Antworten am Telefon und entlastete Makler Der Einsatz eines KI-Telefonassistenten schafft planbare Abläufe: Das Telefon wird durchgehend bedient, Standardfragen klären sich in unter zwei Minuten und Makler erhalten vorbereitete Kontakte. Für Cusani 10 bedeutete dies 843 angenommene Anrufe, 265 terminierte Rückrufe und fast 23 Stunden gewonnene Arbeitszeit für das Team. Mit dem Vertrieb sprechen → · Eigenen Agenten erstellen →