Segreteria telefonica AI: risponde, capisce e ti lascia l'esito
Sostituisci il vecchio risponditore con una segreteria telefonica AI che dialoga con i clienti, raccoglie richieste e fissa appuntamenti invece di registrare messaggi.
## Come funziona una segreteria telefonica AI Una **segreteria telefonica AI** risponde con voce naturale al posto della casella vocale quando le linee sono occupate o gli uffici sono chiusi. L'assistente dialoga con chi chiama, fornisce indicazioni sui servizi, raccoglie i dati utili e compila una scheda con il motivo del contatto. Quando risponde lei, la **segreteria telefonica intelligente** può: * Dire all'inizio che è un'intelligenza artificiale (EU AI Act, art. 50). * Rispondere alle domande di base impostate nella scheda informativa (orari, indirizzo, modalità di accesso). * Prenotare appuntamenti collegandosi al tuo calendario operativo. * Raccogliere il recapito, la richiesta specifica e la fascia oraria preferita per essere richiamati. * Trasferire la telefonata a un numero di reperibilità se la richiesta presenta caratteri di urgenza. * Registrare la trascrizione e classificare l'esito nel pannello gestionale o nel tuo CRM. ## Segreteria telefonica tradizionale e risponditore automatico AI a confronto Con una **segreteria telefonica virtuale** basata su AI il team legge l'esito invece di ascoltare messaggi. | Aspetto operativo | Segreteria telefonica classica | Risponditore automatico AI | | :--- | :--- | :--- | | **Interazione con l'utente** | Messaggio registrato statico seguito da un bip acustico | Dialogo a due vie con comprensione del linguaggio naturale | | **Cosa riceve l'azienda** | File audio da ascoltare per intero, spesso senza dati chiave | Trascrizione, registrazione ed esito sintetico con richiesta specifica | | **Gestione dei richiami** | Verifica manuale del numero in rubrica o ascolto della voce | Lista ordinata con nome, motivo del contatto e orario preferito | | **Emergenze e urgenze** | Il messaggio resta in casella fino alla riapertura degli uffici | Trasferimento a un numero reperibile, secondo le regole che imposti | | **Appuntamenti** | Impossibili: richiede sempre una seconda telefonata umana | Prenotazione nel calendario collegato, sugli slot liberi | | **Integrazione gestionale** | Nessuna: i dati restano bloccati sul dispositivo telefonico | Esito inviato al CRM (ad esempio HubSpot) via API o webhook | ## Quando interviene la segreteria telefonica per aziende Puoi configurare l'agente vocale di DeepAgent impostando semplici regole di trasferimento dal tuo operatore telefonico o dal centralino VoIP/SIP. Per smistare le chiamate tra diversi reparti, consulta la guida al centralino con receptionist virtuale o scopri come sostituire i vecchi menu IVR. Imposti tu quando far intervenire l'assistente tramite la deviazione di chiamata: 1. **Fuori orario**: la segreteria risponde durante le fasce di chiusura, la sera e nei fine settimana. 2. **Su occupato**: quando le linee aziendali sono già impegnate con altri clienti. 3. **Su mancata risposta**: quando la chiamata squilla a vuoto oltre la soglia desiderata. 4. **Sempre attivo**: l'agente accoglie ogni telefonata in ingresso, evade le richieste di base e trasferisce all'operatore solo i casi necessari. ## Cosa trovi nel cruscotto dopo ogni telefonata Con una **segreteria telefonica per aziende** basata su AI ogni chiamata lascia una scheda. Al termine della chiamata, il sistema registra: * **Esito sintetico**: classificazione immediata del contatto (richiesta preventivo, richiesta appuntamento, informazioni orari, urgenza tecnica). * **Motivazione del contatto**: sintesi chiara di cosa desidera l'interlocutore. * **Scheda di ricontatto**: recapito telefonico confermato e fascia oraria in cui la persona preferisce ricevere la telefonata. * **Trascrizione integrale e traccia audio**: testo completo della conversazione per verificare ogni singolo dettaglio scambiato. Questi parametri alimentano la sezione dedicata all'analisi delle chiamate con trascrizioni ed esiti. Tramite webhook o chiamate API, i dati arrivano direttamente nel tuo CRM, ad esempio HubSpot, aprendo un ticket o aggiornando il contatto del cliente. ## Casi reali: l'agente risponde quando il team non può Cinque progetti DeepAgent. I numeri valgono per quei progetti. | Azienda o struttura | Situazione precedente | Azione dell'agente vocale | Risultati quantitativi | | :--- | :--- | :--- | :--- | | **Agenzia Unipol Cerignola** | Un solo numero d'agenzia per tutte le richieste | Classificazione in 6 scenari, risposte dirette e gestione appuntamenti | 725 chiamate gestite in 2 mesi, 60 richiami raccolti, 47 richieste informative evase, 13 appuntamenti a calendario, 200 trasferimenti riusciti su 207 tentativi | | **Gruppo Dirigì** | Personale impossibilitato a rispondere durante i servizi di pranzo e cena | Raccolta dettagli prenotazione, proposte di orari alternativi e allergeni | 1.642 chiamate gestite (3 aprile - 17 giugno 2026), 676 conversazioni a obiettivo (prenotazione o trasferimento corretto), durata media circa 56 secondi | | **Playa Aruba** | Nei momenti di punta lo staff di bar, cucina e lettini non riusciva a rispondere | Risposte su lettini, ristorante ed eventi; configurato in spagnolo, inglese e italiano | 7.151 chiamate gestite nella stagione, solo 6 non risposte (0,08%), 102 ore totali di conversazione, 3.402 chiamate gestite nel solo mese di luglio | | **Clinica veterinaria h24** | 68% di chiamate notturne senza risposta tra le 22:00 e le 08:00 | Riconoscimento paziente da CRM, triage telefonico e apertura ticket | Chiamate perse notturne scese dal 68% al 4%, tempo di risposta per emergenze passato da 4 ore a 1 minuto, oltre 280 ticket aperti a settimana | | **Paci Auto** | Vecchio IVR con attese di 45-60 secondi e chiamate perse fuori orario | Prenotazione diretta di tagliandi e revisioni via API con passaggio al personale | 3.094 chiamate in 3 mesi su 4 sedi, 431 appuntamenti confermati (conversione 14,20%), 81,35% di chiamate risolte in modo autonomo | Puoi approfondire i singoli percorsi leggendo il caso studio Unipol Cerignola, l'analisi su Gruppo Dirigì o il resoconto su Playa Aruba. Sono disponibili anche le guide per i centralini per ristoranti e per gli stabilimenti balneari. ## Gestione delle urgenze, sedi multiple e prenotazioni Le urgenze seguono regole che imposti tu: quando una richiesta rientra in quei casi, l'agente fa il trasferimento di chiamata a un operatore umano. Nel caso studio della clinica veterinaria, ad esempio, l'agente fa un triage telefonico dell'urgenza, apre un ticket prioritario e lo assegna al veterinario reperibile. Questa logica è descritta nella guida al centralino veterinario per urgenze h24. Nelle attività con più filiali sul territorio, l'agente instrada le comunicazioni verso il punto vendita corretto senza far comporre numeri diversi al cliente, come illustrato nella guida sul centralino multisede per aziende. Quando la richiesta riguarda una visita o una consulenza, l'agente fissa l'appuntamento negli slot liberi del calendario collegato (vedi la guida alla prenotazione appuntamenti via voce), come nel caso studio Paci Auto. ## Esempio di conversazione fuori orario Ecco un esempio illustrativo di conversazione fuori orario con un'officina meccanica: * **Agente vocale**: "Buonasera, risponde l'assistente con intelligenza artificiale di Officina Valenti. L'officina è chiusa e riapre domattina. Posso raccogliere la sua richiesta e farla richiamare?" * **Cliente**: "Salve, ho una spia del motore accesa sulla mia vettura e vorrei farla controllare domani pomeriggio se avete posto." * **Agente vocale**: "Certo. Segno la richiesta di controllo. Mi dice nome e cognome?" * **Cliente**: "Marco Ferri." * **Agente vocale**: "Grazie. La richiamiamo al numero da cui sta chiamando o preferisce un altro numero?" * **Cliente**: "Va bene questo numero." * **Agente vocale**: "Quando preferisce essere richiamato domattina per fissare l'orario del controllo?" * **Cliente**: "In tarda mattinata." * **Agente vocale**: "Ho segnato: controllo spia motore, richiamata domattina in tarda mattinata. Buona serata." L'officina riceve una scheda compilata con nome, motivo del controllo e fascia oraria per richiamare Marco Ferri. ## Come attivare il servizio in sette passi Puoi attivare l'agente vocale seguendo questi passaggi operativi: 1. **Stabilisci le regole di risposta**: decidi se l'agente deve rispondere fuori orario, quando la linea squilla a vuoto o su occupato. 2. **Definisci la base di conoscenza**: elenca gli orari di apertura, i servizi erogati, la posizione dell'attività e le risposte alle domande più frequenti. 3. **Configura i criteri di inoltro**: indica il numero a cui trasferire le telefonate urgenti e i criteri per identificare tali richieste. 4. **Collega il calendario e il CRM**: integra il tuo sistema di gestione appuntamenti o la piattaforma clienti via API o webhook. 5. **Verifica il comportamento della voce**: chiama l'agente simulando richieste tipiche seguendo le indicazioni per testare un agente vocale gratuitamente. 6. **Attiva la deviazione di chiamata**: imposta sul tuo numero fisso o VoIP il trasferimento verso il numero fornito da DeepAgent. 7. **Controlla i primi esiti operativi**: nelle prime settimane leggi ogni giorno trascrizioni ed esiti per affinare le risposte fornite. All'inizio l'agente dice di essere un'AI; come informare chi chiama della registrazione lo decidi con il DPO. I periodi di conservazione di audio e trascrizioni vanno concordati con il responsabile della protezione dei dati aziendale, come illustrato nella guida su GDPR e agenti vocali. ## Piani tariffari del servizio I piani mensili di DeepAgent: * **Starter**: 99 € al mese * **Pro**: 299 € al mese * **Growth**: 500 € al mese * **Scale**: 799 € al mese * **Enterprise**: preventivo personalizzato su richiesta Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa. Scegliendo la fatturazione annuale è previsto uno sconto pari al 17%. Per provare crei un agente dalla registrazione: 30 minuti gratis, senza carta. Consulta il dettaglio completo sulla pagina dei prezzi. ## Domande frequenti sulla segreteria vocale con intelligenza artificiale ### Un agente vocale può sostituire la segreteria telefonica tradizionale? Sì. L'agente risponde al posto della casella vocale quando la linea è occupata, fuori orario o se non rispondi. Dialoga con il cliente, fornisce informazioni sui servizi, fissa appuntamenti e invia trascrizione ed esito strutturato. ### Chi chiama sa di parlare con un'intelligenza artificiale? Sì. In conformità con l'Articolo 50 dell'EU AI Act, l'agente vocale esplicita subito la propria natura all'inizio della telefonata prima di ascoltare la richiesta dell'interlocutore. ### La segreteria telefonica AI può inserire appuntamenti nel calendario? Sì. Se colleghi l'agente al tuo calendario aziendale o al CRM via API o webhook, la segreteria verifica le disponibilità e inserisce la prenotazione durante la telefonata. ### Cosa succede se chiama un cliente con un'urgenza? Puoi impostare regole di instradamento specifiche. Quando l'agente rileva parole chiave o situazioni critiche configurate come prioritarie, inoltra la telefonata a un numero telefonico interno o reperibile da te indicato. ### La gestione delle telefonate è conforme al GDPR? La conformità dipende dalla configurazione scelta con il tuo DPO. L'agente informa il cliente del trattamento dati, mentre i tempi di conservazione dei file audio e delle trascrizioni vengono stabiliti in base alle tue policy aziendali. ## Il prossimo passo per la gestione telefonica aziendale Decidi quando deve rispondere l'agente e provalo sul tuo numero. Parla con sales → · Crea il tuo agente →