10.133 chiamate gestite
Automaticamente in 18 giorni, senza nessun operatore umano coinvolto
Scopri come una scuola di formazione online ha gestito 10.133 chiamate di conferma pre-evento con un agente vocale AI: zero team coinvolto, 16% di conversione sulle risposte ricevute, 770 partecipazioni confermate.
Scopri come una scuola di formazione online ha gestito 10.133 chiamate di conferma pre-evento con un agente vocale AI: zero team coinvolto, 16% di conversione sulle risposte ricevute, 770 partecipazioni confermate.
Se organizzi workshop o eventi formativi online, conosci già il vero problema: non trovare iscritti, ma farli presentare. La distanza tra “mi sono iscritto” e “sono connesso su Zoom” è il punto dove si perdono partecipanti, ricavi e opportunità. Edu Academy, realtà specializzata nella formazione linguistica online, ha deciso di affrontare questo problema in modo radicale: affidando a un agente vocale AI evento online l’intero processo di conferma pre-evento. I risultati, nel periodo 09–26 marzo 2026, parlano chiaro: 10.133 chiamate gestite, 770 partecipazioni confermate, 16,01% di conversione sulle risposte ricevute. Zero effort manuale. Scalabilità immediata.
Edu Academy è una realtà italiana attiva nel settore della formazione linguistica online, specializzata nell’insegnamento dell’inglese con un approccio innovativo ispirato ai meccanismi di apprendimento naturale. Il modello di acquisizione clienti si basa su eventi formativi gratuiti dal vivo — workshop online di tre giorni erogati via Zoom — che fungono da punto di ingresso nel percorso commerciale.
Il workshop “Inglese in tre giorni” è un evento live, non registrato, ad alta intensità: ogni partecipante che si collega è un’opportunità concreta di conversione. Per questo, ogni sedia vuota conta.
Il mercato della formazione online è saturo di offerta gratuita. Il tasso medio di presentazione agli eventi live nel settore education oscilla tra il 20 e il 40% degli iscritti. Edu Academy si trovava di fronte a un bacino di lead inbound — contatti che avevano compilato un form per iscriversi — con un tasso di show-up inferiore al potenziale.
Il problema non era la qualità del prodotto. Era la gestione del contatto tra iscrizione e inizio evento: un gap di giorni in cui l’interesse si raffredda, i dubbi logistici si accumulano e il “ci vado” diventa “forse un’altra volta”.
Prima dell’introduzione dell’agente vocale AI, la gestione del pre-evento seguiva un modello tipico del settore: email automatiche, reminder su WhatsApp e — quando possibile — qualche contatto telefonico manuale. Un processo discontinuo, difficile da scalare e privo di misurazione precisa.
Il problema non era “fare chiamate migliori”. Era gestire un volume elevato di contatti con un messaggio coerente e ripetibile, senza drenare tempo al team. Le criticità principali erano tre:
Il risultato era un volume di no-show strutturalmente alto. La riduzione no-show workshop era il vero obiettivo da raggiungere, e non era risolvibile con strumenti tradizionali.
Analisi del funnel pre-evento di Edu Academy: mappatura dei touchpoint esistenti (email, WhatsApp), identificazione del gap di conferma, definizione dell’obiettivo primario dell’agente — ottenere una conferma esplicita di partecipazione (goal_met=true) e fornire tutte le informazioni logistiche necessarie.
Progettazione dello script con focus su tre aree: conferma della data e dell’orario, verifica della familiarità con Zoom e gestione preventiva delle obiezioni più frequenti (“è live? non registrato? posso partecipare solo a una parte?”). Tono caldo, informativo, non commerciale. Un approccio da AI voice agent reminder iscritti, non da call center vendite.
Configurazione delle integrazioni operative: acquisizione automatica dei lead da form di iscrizione, sincronizzazione con il calendario eventi per personalizzare data e orario in chiamata, canale di supporto dedicato per casi tecnici complessi, Google Sheet per il tracciamento real-time delle performance.
Avvio su campione iniziale per testare script, fasce orarie e tasso di risposta. Ottimizzazione della cadenza di contatto e del tono conversazionale sulla base dei primi feedback raccolti. Scaling su tutto il database: 10.133 chiamate gestite in 18 giorni, zero operatori coinvolti.
Automaticamente in 18 giorni, senza nessun operatore umano coinvolto
Su chiamate totali, sopra la media di settore outbound B2C
Sulle risposte ricevute (770 partecipazioni confermate su 4.809 conversazioni)
La sfida principale è stata calibrare il posizionamento della chiamata. Un iscritto che ha già espresso interesse non deve percepire il contatto come pressione commerciale. La soluzione: presentare la telefonata come servizio di assistenza pre-evento, un supporto per non perdere l’appuntamento e collegarsi senza problemi tecnici. Questo approccio ha aumentato significativamente il tasso di risposta — 47,46%, sopra la media di settore — e ridotto i rifiuti. L’automazione outbound calling ha funzionato proprio perché non sembrava automazione.
| KPI | Valore |
|---|---|
| Chiamate totali | 10.133 |
| Risposte (durata > 0 sec) | 4.809 |
| Tasso di risposta | 47,46% |
| Partecipazioni confermate (goal_met) | 770 |
| Minuti totali gestiti | 5.059 min |
| Durata media per risposta | ~6,56 min |
| Conversione su risposte | 16,01% |
| Conversione su chiamate totali | 7,60% |
770 conferme di partecipazione su un singolo ciclo evento rappresentano un risultato concreto e misurabile. Il 47,46% di tasso di risposta — quasi 1 chiamata su 2 — supera nettamente il benchmark outbound B2C di settore, attestato tra il 20 e il 40%. Sul piano operativo l’impatto è ancora più evidente: oltre 5.000 minuti di conversazione gestiti da un agente equivalgono a settimane di lavoro manuale. Zero costo variabile proporzionale al volume. Zero discontinuità nel messaggio.
Ogni iscritto ha ricevuto le stesse informazioni, nello stesso tono, con le stesse risposte alle domande frequenti. Questo ha ridotto incomprensioni, richieste di supporto post-chiamata e frizioni tecniche il giorno dell’evento. La standardizzazione del messaggio — impossibile da replicare manualmente su oltre 10.000 contatti — è uno dei benefici più sottovalutati dell’AI vocale nel pre-evento. Il dato sul consumo minuti è altrettanto significativo: ~6,6 minuti consumati per ogni successo ottenuto, un’efficienza che nessun team umano può sostenere su questi volumi.
Il pre-evento è il caso d’uso ideale per un agente vocale AI: il messaggio è ripetibile, il volume è elevato, il timing è critico e l’obiettivo è binario (confermato / non confermato). Non serve improvvisazione o empatia profonda — serve precisione, coerenza e scalabilità. La riduzione no-show workshop non è un obiettivo vago: con l’AI vocale diventa una metrica misurabile e ottimizzabile edizione dopo edizione.
Il passo successivo per chi usa eventi come canale di acquisizione è collegare in modo strutturato l’intera catena: fonte lead → conferma → partecipazione effettiva → esito commerciale post-evento. Quando questo dato sarà disponibile, sarà possibile ottimizzare timing dei richiami, segmentazione dei contatti e contenuto delle conversazioni con precisione chirurgica.
Nel 2026, la differenza tra chi usa l’automazione outbound calling nel pre-evento e chi no non è una questione di tecnologia: è una questione di scala. Chi gestisce i reminder manualmente è limitato nel volume, nella costanza e nella misurabilità. Chi usa un agente vocale AI può scalare ogni singola edizione senza aumentare i costi operativi.
Il caso Edu Academy dimostra una verità che vale per tutti i settori della formazione: l’AI vocale non elimina il contatto umano, ma libera il team dalle attività ripetitive per concentrare le energie dove contano davvero — sulla qualità del contenuto formativo, sull’esperienza dell’evento, sulla relazione post-workshop. L’agente DeepAgent ha gestito 10.133 chiamate: il team di Edu Academy ha potuto concentrarsi sui 770 partecipanti confermati.
Hai ancora dubbi?
Tutte le risposte che cerchi, in un unico posto
Se non risponde l’agente lo richiamerà per un tot numero di volte che potrai scegliere direttamente tu.
Assolutamente si, salvo che tu non abbia CRM custom con API chiuse.
Tutti i dati sono
sicuri e compliant.
Puoi leggere qui tutta la documentazione: