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FranchisingLab

Come FranchisingLab ha riempito il suo evento formativo con un agente vocale AI

Se lavori nel mondo della consulenza franchising, sai bene quanto sia difficile trasformare un semplice contatto digitale in un partecipante pagante a un evento formativo dal vivo. Webinar, lead magnet, campagne social: i lead arrivano, ma quanti si presentano davvero quando conta? FranchisingLab — società di consulenza specializzata nell’affiliazione commerciale — ha deciso di affrontare il problema utilizzando la piattaforma SaaS di DeepAgent: un agente vocale AI promozione eventi formativi capace di chiamare ogni singolo lead, qualificarlo e portarlo all’evento. Nessun progetto custom, nessuna integrazione su misura: tutto configurato e gestito direttamente dalla piattaforma. In questo case study ti raccontiamo come ci è riuscita, con numeri reali, processo dettagliato e lezioni apprese.

Il profilo aziendale: FranchisingLab e il mercato della consulenza in affiliazione

Chi è FranchisingLab

FranchisingLab è una società italiana di consulenza specializzata nel franchising. Aiuta imprenditori e aspiranti franchisee a scegliere, avviare e gestire attività in affiliazione. Il suo modello di business si basa su eventi formativi dal vivo — workshop e masterclass a pagamento — dove i partecipanti ricevono formazione intensiva e incontrano franchisor selezionati.

Per gestire questa sfida, FranchisingLab ha scelto la piattaforma SaaS di DeepAgent, con l’obiettivo di dimostrare che l’AI vocale potesse funzionare anche in un contesto consulenziale ad alto valore, dove la fiducia e la relazione personale sono tutto — il tutto senza sviluppi personalizzati, ma sfruttando le funzionalità già disponibili in piattaforma.

Le sfide del mercato formazione-franchising nel 2025-2026

Il settore della formazione B2B vive una contraddizione: i lead digitali sono sempre più facili da generare, ma sempre più difficili da convertire in presenze fisiche. Il tasso medio di show-up per eventi a pagamento nel settore consulenza si aggira intorno al 5-8% dei contatti raccolti. Per FranchisingLab, ogni sedia vuota in sala rappresenta un mancato ricavo diretto e un’opportunità di networking persa.

La situazione prima dell’AI: lead caldi che si raffreddavano

Il problema concreto

FranchisingLab generava lead attraverso webinar gratuiti, campagne Facebook e Instagram, e contenuti scaricabili (guide PDF sul franchising). Il funnel era chiaro sulla carta, ma il passaggio critico — dal lead digitale all’iscrizione all’evento — si perdeva per strada.

  • Nessun follow-up telefonico strutturato: i lead venivano ricontattati solo via email e WhatsApp, con tassi di apertura in calo costante
  • Tempi di risposta troppo lunghi: chi partecipava a un webinar gratuito non riceveva alcun contatto diretto nelle prime ore, quando l’interesse era al massimo
  • Database di lead da webinar non lavorato: oltre 3.000 contatti accumulati in 12 mesi di webinar, mai richiamati telefonicamente
  • Team commerciale sottodimensionato: una sola persona dedicata alla vendita dei posti evento, impossibilitata a chiamare centinaia di lead manualmente
  • Nessuna pre-qualifica: quando il commerciale riusciva a chiamare, spesso parlava con lead non in target o non pronti all’acquisto
 

Il risultato? Eventi con il 40% dei posti vuoti e un costo per partecipante acquisito che cresceva di trimestre in trimestre. La pre-qualifica lead da webinar era il tassello mancante del puzzle.

L’agente vocale AI promozione eventi formativi: il processo di implementazione

Grazie alla piattaforma SaaS di DeepAgent, l’implementazione non ha richiesto sviluppi custom: tutte le fasi — dalla configurazione degli script alle integrazioni — sono state gestite direttamente dall’interfaccia della piattaforma. Il percorso si è articolato in 5 fasi, completate in sole 4 settimane prima del lancio della campagna evento.

Fase 1 — Assessment e segmentazione (settimana 1)

Analisi dell’intero database lead: segmentazione tra partecipanti a webinar recenti (ultimi 30 giorni), lead storici (3-12 mesi) e nuovi contatti da campagne attive. Definizione dei criteri di qualificazione: interesse per il franchising, budget disponibile, tempistiche di avvio progetto.

Fase 2 — Configurazione dell’agente e script (settimana 2)

Progettazione di due script conversazionali distinti. Per i lead da webinar recente: richiamo al contenuto visto, proposta diretta dell’evento come “passo successivo naturale”. Per i lead storici: re-engagement con aggiornamenti sul mercato franchising, poi introduzione dell’evento. Voce femminile professionale, tono consulenziale e mai aggressivo.

Fase 3 — Integrazioni tecniche (settimana 3)

Collegamento con:

  • Facebook Lead Ads per l’acquisizione automatica dei nuovi lead
  • Google Calendar per la gestione degli slot di richiamata con il commerciale
  • Sistema di pagamento per conferma iscrizione evento
  • Google Sheet per il tracciamento in tempo reale delle performance
 

Fase 4 — Test e calibrazione (settimana 4)

Avvio su un campione di 200 lead per testare script, fasce orarie e tasso di risposta. Ottimizzazione della cadenza di contatto: fino a 4 tentativi per lead, nelle fasce 12:30-14:00 e 18:00-20:00. Aggiustamento del tono conversazionale sulla base dei primi feedback.

Fase 5 — Go-live e scaling

Lancio su tutto il database. L’agente ha operato in autonomia per 6 settimane, coprendo l’intero ciclo di promozione dell’evento formativo: dalla prima chiamata alla conferma di partecipazione.

Le sfide superate

La sfida più significativa è stata calibrare il tono per un pubblico di aspiranti imprenditori, spesso scettici verso le chiamate commerciali. La soluzione: posizionare la chiamata non come vendita, ma come “invito personale” a un evento esclusivo con posti limitati. Questo approccio ha aumentato sensibilmente il tasso di conversazione completata. Il fatto che tutto sia stato gestito tramite la piattaforma SaaS, senza interventi custom, conferma la maturità e la flessibilità del prodotto DeepAgent anche su casi d’uso consulenziali.

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Risultati raggiunti

87 partecipanti confermati

In 6 settimane su 1.240 lead contattati

14,2% tasso di conversione

Sulle conversazioni completate

612 conversazioni gestite

In totale autonomia senza operatori umani

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I risultati: 6 settimane di dati concreti

Le metriche quantitative

Volumi gestiti:

  • 1.240 chiamate totali gestite in autonomia dall’AI
  • 438 minuti di traffico telefonico complessivo
  • 612 conversazioni completate (contatto reale con il lead)
  • Durata media conversazione: 1 minuto e 48 secondi

 

Conversioni:

  • 87 iscrizioni confermate all’evento formativo a pagamento
  • 14,2% tasso di conversione sulle conversazioni completate
  • 7,02% tasso di conversione globale (iscrizioni / chiamate totali)
  • Costo per iscrizione acquisita: inferiore a 8€

 

L’impatto sul business

L’evento formativo ha registrato il tutto esaurito per la prima volta in 18 mesi. Il fatturato generato dall’evento ha coperto oltre 12 volte il costo dell’intero progetto AI. Il commerciale ha potuto concentrarsi esclusivamente sui partecipanti confermati, gestendo upsell e consulenze personalizzate durante l’evento stesso.

Per DeepAgent, il successo di FranchisingLab ha rappresentato la validazione concreta del modello SaaS: una piattaforma capace di portare risultati misurabili fin dal primo cliente, in un settore — quello della consulenza B2B — tradizionalmente scettico verso l’automazione.

I benefici qualitativi: oltre i numeri

Per i lead:

  • Contatto rapido e personalizzato dopo il webinar, quando l’interesse era ancora alto
  • Conversazione naturale, senza pressione, con possibilità di fare domande sull’evento
  • Processo di iscrizione semplificato e immediato

 

Per il team commerciale:

  • Lista pre-qualificata di partecipanti confermati, con note sugli interessi specifici
  • Zero tempo perso su lead freddi o non in target
  • Focus totale sulla relazione in sala e sulla chiusura post-evento

 

Per l’azienda:

  • Attivazione del canale telefonico come leva di conversione sistematica
  • Riattivazione di migliaia di lead dormienti senza costi di campagna aggiuntivi
  • Dati completi su ogni interazione per ottimizzare i futuri lanci evento

 

Lezioni apprese e best practice per eventi formativi B2B

Perché l’agente conversazionale AI funziona per gli eventi dal vivo

L’esperienza di FranchisingLab — primo case study sulla piattaforma DeepAgent — conferma che un agente conversazionale AI eventi dal vivo funziona particolarmente bene in questo contesto per diversi motivi:

  • La finestra di conversione è breve: chi ha partecipato a un webinar va contattato nelle prime ore, non nei giorni successivi
  • Il volume di lead da lavorare supera sempre la capacità umana disponibile
  • La qualificazione telefonica filtra chi è realmente interessato, evitando no-show
  • L’integrazione con sistemi di pagamento riduce l’attrito tra “sì, mi interessa” e “ho pagato”

 

Errori da evitare

  • Usare lo stesso script per lead da webinar recente e lead storici: i contesti sono completamente diversi
  • Non prevedere un periodo di test prima del go-live: la calibrazione degli script è fondamentale
  • Trascurare il tracciamento end-to-end: dall’iscrizione al comportamento in sala, ogni dato conta
  • Lanciare la campagna AI troppo a ridosso dell’evento: servono almeno 5-6 settimane di margine

 

Il futuro della promozione eventi nel settore consulenza: tendenze 2026

Dall’automazione all’intelligenza predittiva

Le tendenze emergenti per il 2026 indicano un’evoluzione significativa nell’uso dell’AI vocale per la promozione di eventi formativi:

  • Personalizzazione del dialogo basata sullo storico comportamentale del lead (webinar frequentati, contenuti scaricati, interazioni precedenti)
  • Scoring automatico per identificare i lead con maggiore probabilità di conversione e prioritizzarli
  • Integrazione omnicanale: AI vocale + sequenze email + reminder WhatsApp per massimizzare il tasso di show-up
  • Analisi predittiva per determinare il momento ottimale di contatto per ogni singolo lead

 

Chi non adotta l’AI rischia di restare indietro

Nel mercato della formazione B2B, la capacità di riempire una sala è direttamente proporzionale alla velocità e alla sistematicità del follow-up. Le aziende che continuano a gestire questo processo manualmente — o peggio, solo via email — perdono ogni giorno terreno rispetto a chi ha integrato l’AI vocale nel proprio funnel di conversione.

L’AI non sostituisce il consulente, lo potenzia

Il caso FranchisingLab — primo in assoluto sulla piattaforma SaaS di DeepAgent — dimostra che l’agente vocale AI promozione eventi formativi non elimina il ruolo umano nella vendita consulenziale: lo rende enormemente più efficace. Il consulente non viene sostituito, viene liberato dalla fase di contatto e qualificazione per concentrarsi su ciò che sa fare meglio — la relazione in sala e la chiusura.

1.240 chiamate gestite, 612 conversazioni avviate, 87 iscrizioni confermate, 14,2% di conversione sulle completate: questi numeri rappresentano il nuovo standard per chi organizza eventi formativi B2B e vuole riempire la sala senza moltiplicare i costi. E sono i numeri che hanno dato il via a tutto.

Scopri come DeepAgent può trasformare i tuoi eventi formativi

Ogni agente DeepAgent è progettato per eccellere nel proprio settore specifico. Diverse aziende del mondo consulenza, formazione e franchising lo stanno già utilizzando per qualificare lead e riempire eventi in autonomia.

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Domande frequenti

Tutte le risposte che cerchi, in un unico posto

Con il servizio managed platform non è possibile farlo per questione di GDPR. Con il SaaS, se confermi di avere esplicitamente il consenso potrai organizzare la campagna di recall in modo autonomo.
Certo, è possibile partire con qualsiasi numero di lead.
Dallo storico delle nostre chiamate non abbiamo evidenze di una percezione negativa dell’agente da parte degli utenti. Soprattutto nelle chiamate inbound gli utenti parlano positivamente con i nostri agenti dal momento in cui offrono risposte pertinenti e di valore.
Si ci sono abbonamenti che partono da poche centinaia di euro al mese.
Sì certo, puoi interrompere quando vuoi.
Si ma richiede delle integrazioni che potrai fare autonomamente o attraverso il nostro team di sviluppo pagando una somma aggiuntiva.

Se non risponde l’agente lo richiamerà per un tot numero di volte che potrai scegliere direttamente tu.

La nostra funzione call me back permette all’agente di richiamare l’utente quando lo ha richiesto.
Si certo puoi visitare la sezione “casi studio” dal menù o cliccando qui.
Se vuoi usare la nostra piattaforma in autonomia sarai tu a dettare i tempi. Se vuoi che sia il nostro team a creare il tuo agente, ci sono 30 giorni di setup da attendere.
Non forniamo centralini, ma se vuoi puoi utilizzare quelli dei nostri partner in fase di configurazione.

Assolutamente si, salvo che tu non abbia CRM custom con API chiuse.

Ci sono diversi materiali che possono essere utili come: script dell’agente, trascrizioni di conversazioni di successo, pdf contenti regole e nozioni o excel, siti web o documenti da cui estrarle.
Se sei cliente managed platform si. Se scegli di essere autonomo invece dovrai farlo tu seguendo le nostre linee guida e video.
+35 lingue.
Se sei autonomo sul nostro software pagherai solo per i minuti utilizzati nei pacchetti a tua scelta. Se invece sei cliente managed e sei seguito dai nostri consulenti avrai un costo di setup che varia a seconda della complessità delle integrazioni e del setup dell’agente.
Si certo, puoi utilizzare i primi 10 minuti gratuiti della piattaforma.
Se sei un utente della piattaforma dovrai fare alcune integrazioni ma hai il nostro assistente virtuale che ti potrà guidare nella costruzione dell’agente. Se invece sei cliente managed platform avrai un consulente di riferimento che costruirà l’agente assieme al team di sviluppo.

Tutti i dati sono
sicuri e compliant.
Puoi leggere qui tutta la documentazione:

SaaS significa che hai una piattaforma che gestisci tu, configuri e integri con i tuoi . Se sei managed invece hai un consulente dedicato e un team di sviluppo che si occupa di creare per te l’agente.
Si certo che puoi farlo con l’apposita funzionalità.
No non puoi acquistarlo mi dispiace, ma puoi abbonarti e poi staccare l’abbonamento.
Direttamente dalla piattaforma, puoi parlare con la nostra AI che farà tutto per te.

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